Hai mai pensato che ogni e-mail è un mezzo utile a presentare te stesso ai tuoi clienti, sia consolidati che potenziali?

Ogni messaggio che invii, infatti, contiene un emblema della tua professionalità: la firma. Questa, tuttavia, non sempre ti rispecchia e ciò può farti perdere importanti opportunità di business.

Non è raro, infatti, leggere firme scarne che non forniscono neanche informazioni essenziali quali la posizione lavorativa del mittente, i suoi recapiti o i suoi eventuali canali di contatto. Ancora più spesso capita di vedere firme troppo lunghe e straripanti di informazioni, tali al punto da risultare pesanti sia visivamente che in termini di KByte.

Prova a immedesimarti nel destinatario e a pensare di ricevere una e-mail di poche righe, ma con una firma chilometrica. Ancor peggio se sei già a conoscenza di tutte le informazioni che il mittente inserisce puntualmente nella sua firma poiché hai precedentemente ricevuto altri suoi messaggi di posta!

Ad oggi quindi non si può più essere esonerati dall’avere una firma professionale, opportunamente progettata, esplicativa del proprio lavoro, in linea con la propria presenza on-line, e, al contempo, essenziale ed efficace.

Come creare quindi una firma professionale e compatta, senza però omettere nulla e senza rischiare di perdere opportunità?

Di seguito troverai le 7 caratteristiche che dovrebbe avere la tua firma affinché possa essere professionale e profittevole. A valle di queste, troverai anche un bonus, ovvero un trucco per generare una firma con tutte queste caratteristiche in meno di un minuto.

Ma vediamo subito le 7 caratteristiche indispensabili per una firma in grado di potenziare il tuo business:

1) Strutturata. Molte persone tendono semplicemente ad elencare, uno dopo l’altro, i propri recapiti (uno per rigo) creando così una firma molto lunga e quindi otticamente molto “pesante“. Una scelta del genere, oltre a non risultare particolarmente gradevole per chi la legge, non sfrutta opportunamente lo spazio orizzontale a disposizione e obbliga l’utente a scorrere per leggere tutta la firma. Inoltre, come anticipato, con tale approccio si corre il rischio di inviare messaggi ben più corti della firma stessa, il che può risultare particolarmente fastidioso per il destinatario.
E’ quindi necessario che la firma sia opportunamente circoscritta, con un suo layout leggibile e immediatamente individuabile.

2) Brandizzata. Ogni messaggio che invii è un’occasione per consolidare il tuo brand verso il destinatario. È quindi necessario che tu includa il tuo logo o la tua foto nella tua firma, ma senza strafare . L’immagine deve essere della dimensione appropriata e deve essere riportata con il giusto margine di rispetto (ovvero la distanza da altre informazioni e/o eventuali elementi grafici) , in modo che il destinatario non venga distratto da altro nel focalizzarsi sull’immagine.

3) Compatta. Non deve contenere un numero eccessivo di informazioni, ma solo quelle essenziali. Ricorda che sono fondamentali: il tuo nome, l’azienda (tua o per cui lavori) e il tuo ruolo.

4) Interattiva. Utilizzando un canale dinamico come il web, diventa naturale adottare delle soluzioni che consentano di sfruttarlo appieno. Pertanto, volendo generare una firma compatta senza perdere la possibilità di fornire ulteriori informazioni aggiuntive, un’ottima soluzione è quella di limitare la firma ai soli dati strettamente necessari, per poi collocare tutte le altre informazioni in un sito raggiungibile attraverso un link posto nella firma stessa. In questo modo non sovraccaricherai la firma, ma al tempo stesso non perderai la possibilità di mostrare tutti i tuoi recapiti, in quanto il destinatario li avrà sempre a disposizione sul link remoto e potrà accedervi ogni qual volta lo reputerà necessario.

5) Sempre aggiornata. Evitando di inserire i recapiti direttamente in firma, ma sfruttando il link al sito, consentirai al destinatario di accedere a dati sempre aggiornati, anche se dovessi aggiungere o eliminare qualche recapito. Pensa a quella volta in cui hai dovuto recuperare una vecchia e-mail per risalire ai dati di quel mittente e quei dati non erano aggiornati. La stessa cosa potrebbe accadere ai destinatari dei tuoi messaggi!

6)  Leggera. Un errore che commettono in molti è includere l’immagine di riferimento (logo o foto) direttamente in firma, e per di più senza una preventiva ottimizzazione. Anche se il tuo logo pesasse soli 100kb, giá con 10 dei tuoi messaggi andresti a occupare ben 1Mb della casella del tuo destinatario (e della tua posta inviata!). E’ quindi buona norma evitare di inserire il tuo logo come immagine incorporata (ovvero inviata con l’e-mail), ma di inserirlo come immagine remota (ovvero come collegamento ad un server remoto). Questo consente al software di posta del destinatario di scaricare l’immagine solo la prima volta, per poi conservarla nella propria cache, così da ridurre drasticamente spazi e tempi per il download. È inoltre opportuno caricare il logo in risoluzione ottimizzata, in modo da mostrarlo sempre con la giusta qualità, sia su dispositivi fissi che mobili, sia su schermi ad alta risoluzione che non.

7) Efficace. Che senso ha obbligare il destinatario a digitare tutti i tuoi recapiti quando gli basterebbe un click per aggiungerli immediatamente alla sua rubrica? Forse non sai che l’88% dei biglietti da visita viene gettato in meno di una settimana  (Se vuoi approfondire, troverai il link all’articolo in basso). Ciò significa che l’aggiunta dei propri dati alla rubrica del destinatario è una fase cruciale della connessione professionale perché, una volta perso il momento giusto, rischi che il destinatario getti via il tuo biglietto e, con esso, tutti i tuoi dati.
E’ quindi estremamente utile inserire (nella firma o nel sito web remoto suggerito al punto 4) un link e/o un pulsante che consenta al visitatore di scaricare la tua scheda contatto. Il formato più adatto a tale scopo è sicuramente il vCard in quanto è il più diffuso ed è universalmente riconosciuto da smartphone, client di posta e anche da moltissimi cellulari (non-smartphone) più datati.
Aggiungendo tale pulsante, consentirai al destinatario di aggiungere i tuoi dati alla sua rubrica senza il minimo sforzo…e con tanto di logo associato! Attenzione però a non allegare la vCard a ogni messaggio utilizzandola come una pseudo-firma, altrimenti corri il rischio di ricadere nell’errore indicato al punto 6!

Implementare una firma con tali caratteristiche può sembrare impegnativo, in quanto, laddove non si utilizzi alcuno strumento apposito, serve armarsi di un po’ di pazienza e di qualche competenza tecnica per la realizzazione di un mini-sito web, per l’ottimizzazione delle immagini, etc.

Fortunatamente esistono diversi servizi on-line che consentono di generare una firma professionale in pochi minuti. Alcuni sono gratuiti, altri a pagamento. Uno tra tutti è Kipin che, già nella sua versione gratuita, consente di generare, con un semplice click, una firma professionale che soddisfa tutti i requisiti sopra elencati.
Il firma che si otterrà sarà simile all’esempio in basso e sarà già pronta per essere utilizzata in un qualsiasi software di posta elettronica.

Nota: Per eventuali necessità, il link diretto al servizio Kipin è il seguente kipin.app/app . Su kipin.app, invece, sarà possibile trovare una descrizione dettagliata del servizio.

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